Innovatiiviset hankinnat - lisää tehokkuutta ja laatua

Innovatiivista hankintaprosessia voidaan hyödyntää tilanteissa, joissa markkinoilla olevat tuotteet tai palvelut eivät vastaa käyttäjän tarvetta. Tällöin tuote tai palvelu kehitetään yhteistyössä asiakkaan kanssa. Innovatiivinen hankinta vaatii onnistuakseen tiivistä vuoropuhelua jo hyvin varhaisessa vaiheessa asiakkaan ja tuotteen tarjoajan välillä. Nykytilanne, tarpeet ja haasteet on käytävä yhdessä perusteellisesti läpi.

Parhaillaan valmisteilla olevan julkisia hankintoja koskevan lain tavoitteena on edistää innovatiivista hankintaa. Hallitusohjelman varsin kunnianhimoisena tavoitteena on, että viisi prosenttia kaikista julkisista hankinnoista on innovatiivisia. Kun julkisia hankintoja tehdään vuosittain noin 35 miljardin euron arvosta, tarkoittaa viisi prosenttia lähes kahden miljardin euron pottia.

Myös me toivomme, että asiakkaamme miettisivät hankintaa ihan uudella tavalla. Haluaisimme, että asiakkaamme hankkivat tuloksia, ei toteutustapaa. Pohditaan siis yhdessä parasta mahdollista lopputulosta yksittäisen tuotteen ominaisuuksien tai hinnan sijaan. Kannattaa miettiä, mikä on yhteisön ydintoimintaa. Onko järkevää omistaa tuote vai tuoko palvelu paremman lopputuloksen? Tarvitseeko asiakas esimerkiksi fyysisen sairaalasängyn vai toimivan vuodepaikan?

”Emme haluaisi enää palata vanhaan”

Hyvä esimerkki innovatiivisesta hankinnasta löytyy Sotesista eli Sastamalan kaupungin sosiaali-ja terveyspalveluista. Sotesin haasteena olivat ikääntyvät sängyt, joita oli käytössä monelta valmistajalta. Huoltojen tilaaminen eri paikoista oli kallista ja hidasta. Toisaalla kalustoa oli liikaa ja toisaalla liian vähän. Lisäksi kustannukset olivat vaikeasti budjetoitavissa.

Mietimme yhdessä, mikä olisi paras ratkaisu tilanteeseen. Lähtökohta oli se, että Sotesilla tulee aina olla toimiva sänky saatavilla. Tämä ei kuitenkaan edellytä sairaalasänkyjen omistamista. Ostimme vanhan kaluston, ja vastaamme sen hallinnasta, käytettävyydestä ja turvallisuudesta kiinteään kuukausivuokraan. Kustannukset joustavat potilaspaikkojen mukaan, eikä yllättäviä kustannuseriä tule. Sotesin henkilöstö pystyy nyt keskittymään omaan ydintehtäväänsä eli potilaiden hoitoon. Sotesista on todettu, että paluuta vanhaan ei haikailla.

Kustannussäästöjä ja ponnahduslauta vientimarkkinoille

Terveydenhuollossa ja hoivapalveluissa on valtavasti mahdollisuuksia innovatiivisille tuotteille, palveluille ja niiden yhdistelmille. Innovatiivisilla hankinnoilla voidaan tehostaa merkittävästi julkisen sektorin toimintaa. Saavutettavissa on huomattavia säästöjä elinkaaren aikaisissa kustannuksissa sekä laadukkaampia palveluja asiakkaille.

Julkisilla hankinnoilla voidaan myös edistää suomalaisten innovaatioiden pääsyä markkinoille, erityisesti vientimarkkinoille. Innovatiiviset julkiset hankinnat tarjoavat yrityksille hyvän pilottiympäristön uusien ratkaisujen kehittämiseen ja kokeiluun. Kun referenssit on hankittu kotimaassa, on helpompi suunnata ulkomaille.

Sote-uudistuksen myötä muodostuvat itsehallintoalueet muodostavat merkittäviä hankintayksiköitä, joilla on ostovoimaa ja mahdollisuuksia edistää uusia ratkaisuja.

Ei kannata tehdä niin kuin aina ennenkin

Innovatiivisten hankintojen tiellä on vielä nykyisin monia esteitä, kuten kiire, lyhyen tähtäimen kustannuspaineet, riskien pienentäminen, perinteiset hankintakäytännöt ja vähäinen yhteistyö hankintaorganisaatioiden ja loppukäyttäjien välillä. Kokemustemme mukaan esimerkiksi sairaalakalusteiden kilpailutuksessa kaksi kolmasosaa päätöksistä perustuu vain ja ainoastaan hankintahetken halvimpaan hintaan.

Olemme törmänneet siihen, että hankintaprosessin aikana on tehty perinpohjainen selvitys käyttäjien, esimerkiksi sairaalan osastojen tarpeista. Itse kilpailutuksessa käyttäjätarpeet ovat kuitenkin jääneet vähäiselle painotukselle. Tämä ei palvele loppukäyttäjää eikä potilasta, ja myös elinkaaren aikaiset kustannukset saattavat kasvaa.

Perinteinen hankinta, vain perinteiset hyödyt

Onnistuminen innovatiivisessa hankinnassa vaatii hankintakulttuurin muutosta. Tarvitaan tiiviimpää yhteistyötä eri toimijoiden kesken sekä parhaiden käytäntöjen jakamista. Näin syntyy kaikkia osapuolia hyödyttävä innovaatiokumppanuus.

Tarvitaan myös organisaation ylimmän johdon vankka tuki ja vahvaa tahtoa asian muuttamiseksi. Perinteisillä tavoilla saavutetaan vain perinteiset hyödyt, ei tehokkuusloikkaa tai laadun ja kilpailukyvyn paranemista.

Ville Laine,
toimitusjohtaja